KEPRIBADIAN SEKRETARIS
A Tidak
berlebihan jika banyak pihak mengatakan bahwa keberadaan dan
peran sekretaris menjadi tumpuan
keberhasilan seorang pimpinan dalam
menjalankan fungsi manajerialnya.Bahkan peran sekretaris menjadi salah
satu faktor penentu bagi produktivitas perusahaan.Dengan
demikian,pengembangan diri sekretaris menjadi tuntutan dan kebutuhan
yang terus-menerus dan berkesinambungan menuju sekretaris yang professional.Upaya
pengembangan sekretaris tidak hanya menyangkut pengembangan dan
peningkatan kompetensi sekretaris berkaitan dengan penguasaan
pengetahuan dan keterampilan saja, tetapi juga harus menyangkut
kepribadian dan sikap mental.
Kepribadian Sekretaris Profesional
Kepribadian sering diidentikan dengan identitas seseorang, baik yang
menyangkut watak,sifat,perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha
seseorang mengaktualisasikan jati dirinya.Kepribadian sekretaris penting
dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna membangun profesionalisme
seorang sekretaris.Kepribadian sekretaris professional dapat
dikembangkan dari berbagai segi yang mencakup hal-hal berikut ini.
1. Mengenal dirinya dengan baik
Untuk mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujurdalam menilai
diri sendiri.Misalnya dalam menjawab pertanyaan seperti : “Apakah Anda
dapat dipercaya pimpinan dan rekan kerja Anda? ”Mengenal diri sendiri
dengan baik berarti mau menerima kekurangan dan kelebihan yang ada pada
dirinya,dan berusaha untuk menyempurnakan kekurangan tersebut serta
meningkatkan kelebihan yang ada pada
dirinya.Hal ini membawa sekretaris untuk berfikir optimis,positif dan menghargai orang lain.
Untuk mengenal diri dengan baik dan mengembangkannya dengan positif,
sekretaris tidak boleh membiarkan kekurangan mendominasi dirinya.
ada hal-hal yang perlu dilakukan seperti berikut ini:
o Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan tugas sekretaris.
o Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri.
o Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada dalam diri.
o Terbuka dengan rekan kerja Anda.
o Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak beralasan
Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu membandingkan
pekerjaan yang dicapai dirinya sendiri dengan perkembangan perusahaan.
2. Siap Untuk Mnerima Kritik
Seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik dengan baik dari
pimpinan maupun rekan kerja. Kita tidak boleh menganggap sepele kritik
tersebut, namun kita harus kritis terhadap kritik yang diajukan untuk
kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan tergesa-gesa.
Ada beberapa kiat menerima kritik:
o Jangan bersikap reaktif terhadap kritik yang kita terima
o Mintalah saran atau nasihat dari orang lain
o Harus tenang dan jujur mengakui
o Mau belajar dari kesalahan yang dibuat
o Penuh perhatian kepada pimpinan dan rekan lainnya
o Bersikap terbuka
Pola Pikir Sekretaris Profesional
1 Berfikir positif
Berfikir positif merupakan cara pandang seseorang terhadap berbagai
masalah dengan kacamata positif sehingga menghasilkan sesuatu yang
positif pula.Sekretaris harus memiliki cara berpikir yang positif karena
sekretaris merupakan orang yang terdekat dengan pimpinan dan berhadapan
dengan pihak luar, termasuk relasi.
Beberapa contoh perbandingan sekretaris yang mampu berpikir positif dan negatif.
Pikiran Negatif =>
– Pimpinan tidak menyukai saya
– Saya gagal melakukan tugas
– Saya takut terlalu muda untuk memimpin rapat.
Pikiran Positif =>
– Saya akan berusaha semaksimal mukin agar pimpinanmengetahui potensi saya dan menyukai
saya karena kemampuan saya.
– Saya gagal tetapi saya akan mencoba lagi.
– Saya memang masih muda dan belum berpengalaman tapi saya akan berusaha keras untuk memimpin rapat.
2 Berfikir konstruktif
Berfikir konstruktir berarti membangun kesadaran yang bersifat membina,
membangun, dan memperbaiki, sehingga kita tidak tenggelam dalam
kepesimisan dan ketakutan yang tidak beralasan.
Contoh berikut ini untuk mengembangkan berfikir konstruktif.
Berfikir Negatif =>
– Saya akan bekerja semaksimal mungkin
– Saya gagal tetapi akan saya mencoba lagi .
Berfikir PositiF =>
– Untuk bekerja maksimal saya harus mencari metode baru untuk melakukan tugas.
– Saya akan mencari usaha agar saya tidak gagal.
Dengan berfikir konstruktif, kita tidak terjebak dengan hal-hal yang
sama namun senantiasa memikirkan bagaimana saya mampu menghasilkan karya
yang terbaik.
3 Berfikir efektif
Berfikir efektif berarti cara pandang seseorang untuk mencapai suatu
tujuan melalui kecakapan yang dimilikinya.Sekretaris harus memiliki cara
pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan pemikiran yang
praktis dan sistematis.
Prilaku Sekretaris Profesional
1. Pola bekerja yang efesien
Bekerja secara efesien berarti mengembangkan cara kerja yang sederhana
dan cepat,menghemat biaya dan tenaga, serta menggunakan sarana yang
dapat mempercepat pelaksanaan
tugas.Pola
kerja efisien senantiasa memikirkan dan berdasarkan pertimbangan
bagaimana melakukan tugas dengan cara termudah,cara paling ringan,
paling cepat,dan paling murah.
2 Membangun hubungan baik dengan berbagai pihak
Salah satu ciri sekretaris profesional adalah sekretaris mampu membuka
diri dan membina hubungan yang baik dengan berbagai pihak.Membina
hubungan dengan pimpinan perlu dilakukan karena sekretaris merupakan
orang yang paling dekat dengan pimpinan dan harus slalu siap
membantu.Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan untuk mengembangkan
pola hubungan yang baik dengan berbagai pihak meliputi berikut ini.
o Kemampuan memberikan perhatian
o Kemampuan berbicara jelas dan langsung pada tujuan
o Menampakan wajah yang ramah
o Kemampuan bersikap terus terang
o Kemampuan memahami orang lain
o Terbuka dengan kritik
o Memiliki daya tanggap yang baik
o Mampu menjaga rahasia
o Menampakkan perasaan yang tulus
o Kemampuan menjadi pendengar yang baik
B. PENAMPILAN SEKRETARIS PROFESIONAL
Penampilan seorang sekretaris mencerminkan seberapa potensialnya
pekerjaan yang dikerjakannya karena sekretaris pasti akan bertemu muka
dengan calon klien dan akan menemani pimpinan dalam mengerjakan bisnis.
Beberapa faktor yang mencerminkan penampilan sekretaris adalah:
o Pembawaan lahir
o Kesehatan mental dan fisik
o Kebersihan pribadi
o Latar belakang ekonomi sosial budaya
Sekretaris yang bangga akan pekerjaannya dan ingin perusahaan tempat ia
bekerja sukses maka cara berpakaiannya pun harus menciptakan kesan yang
menyenangkan dan tepat pada tempat, waktu dan suasana.
Beberapa contoh pekerjaan serta pakaian kerja yang cocok adalah sebagai berikut :
– Public Relation.Dandanan yang ceria dan lebih modis karena akan menciptakan kesan yang konservatif
– Biro Iklan. Blazer merupakan pakaian yang paling tepat untuk mengimbangi rekan pria dengan pakaian berdasi.
– Retail Sales. Bisa berpakaian lebih casual,lebih mengikuti trend tetapi dengan dandan yang tidak berlebihan dan mencolok.
– Bank,Kantor Hukum,Asuransi. Setelan dengan rok selutut atau dibawah
lutut dengan warna yang konservatif merupakan pilihan yang
cocok.Ditambah dengan tatanan rambut rapid an rias wajah yang wajar.
Untuk penghematan dalam memilih pakaian kerja ada 13 petunjuk dalam perencanaan koleksi pakaian,yaitu:
– Jangan percaya pada “Jatuh cinta pada pandangan pertama”
– Jangan memilih pakaian jadi dengan warna apa saja.
– Belilah pertama-tama pakaian yang utama
– Rencanakan untuk mengadakan perubahan pakaian
– Kembangkan satu warna dasar tiap pakaian,lebih bagus warna gelap atau warna netral
– Hindari membeli barang imitasi dan murah
– Belilah aksesori yang bagus saja
– Cobalah lebih dahulu
– Pahami harga
– Hati-hati dengan barang yang “high style” pilihlah barang klasik
– Batasi warna yang cemerlang
KARAKTER SEKRETARIS PROFESIONAL
Selain penampilan, ketrampilan berkarakter perlu dikuasai seorang sekretaris
professional.Hal ini berguna untuk mengetahui bebera[a sifat,pimpinan menghendaki sekretarisnya memiliki suatu sifat,yakni:
– Semangat besar (Enthusiasm)
– Loyalitas
Berarti sekretaris bertindak seolah-olah benar-benar mempercayai perusahaannya.
– Inisiatif
– Dapat dipercaya (Reability)
– Kecakapan berorganisasi
– Kestabilan emosi
– Kerahasiaan (Confidential)
– Pentingnya produltifitas (Importance of Productivity)
– Penyesuaian diri dengan perubahan
– Mengevaluasi diri sendiri